Mentions légales & Politique de confidentialité (RGPD)

1. Éditeur du service

Le site et le service Prospect AI, accessibles à l'adresse https://prospect-ai.app, sont édités et exploités par :

Prospect AI est un service édité par NEXAPEX destiné à faciliter l'organisation et le suivi des démarches de candidature, de recherche d'alternance et de prospection professionnelle.

Les informations d'identification de l'éditeur sont mises à disposition conformément aux obligations applicables aux éditeurs de services de communication au public en ligne.

2. Hébergement

Le service Prospect AI est hébergé sur une infrastructure Amazon Web Services (AWS), notamment au moyen d'instances Amazon EC2.

L'identité et les coordonnées de l'hébergeur sont indiquées conformément aux obligations applicables aux services de communication au public en ligne.

3. Nom de domaine

Le service est accessible à l'adresse : prospect-ai.app

Le nom de domaine est enregistré auprès de Hostinger. Le registrar du nom de domaine est distinct du prestataire d'hébergement de l'application.

4. Responsable du traitement

Pour les traitements de données personnelles réalisés dans le cadre du service Prospect AI, le responsable du traitement est :

5. Données personnelles traitées

Dans le cadre de l'utilisation de Prospect AI, les catégories de données suivantes peuvent être traitées :

6. Finalités des traitements

Les données sont traitées afin de :

• créer et gérer le compte utilisateur ;
• permettre l'utilisation du service Prospect AI ;
• permettre l'organisation et le suivi des candidatures ;
• permettre l'organisation des démarches de prospection ;
• enregistrer et gérer les entreprises et contacts renseignés par l'utilisateur ;
• permettre l'importation et le stockage des documents ;
• assurer la sécurité du service et des comptes utilisateurs ;
• assurer le support et répondre aux demandes des utilisateurs ;
• respecter les obligations légales applicables.

Les documents importés ne sont actuellement pas soumis à un traitement RAG ou à une analyse par modèle de langage, cette fonctionnalité étant encore en cours de développement.

7. Bases légales

Selon la finalité concernée, les traitements sont fondés notamment sur :

• l'exécution du contrat, lorsque le traitement est nécessaire à la fourniture du service demandé par l'utilisateur ;
• le respect d'une obligation légale, lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation applicable à NEXAPEX ;
• l'intérêt légitime de NEXAPEX, notamment pour assurer la sécurité du service, prévenir les abus et protéger ses droits, lorsque cet intérêt ne porte pas une atteinte disproportionnée aux droits et libertés des personnes concernées ;
• le consentement, lorsqu'il constitue la base légale appropriée.

La CNIL recommande notamment d'indiquer l'identité du responsable, les finalités, la base légale, les destinataires et la durée de conservation des données.

8. Destinataires des données

Les données sont accessibles aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour assurer le fonctionnement du service. Elles peuvent notamment être traitées par :

• NEXAPEX ;
• Amazon Web Services (AWS), dans le cadre de l'hébergement et de l'infrastructure technique du service ;
• les éventuels prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service.

Aucun service d'inférence d'intelligence artificielle tiers tel qu'OpenRouter ou Hugging Face n'est actuellement utilisé pour traiter les données des utilisateurs.

Toute évolution significative des traitements ou l'ajout d'un nouveau destinataire pertinent fera l'objet d'une mise à jour de la présente politique.

9. Intelligence artificielle

À la date de dernière mise à jour de la présente politique, les fonctionnalités d'intelligence artificielle de Prospect AI ne sont pas encore disponibles pour les utilisateurs.

Une fonctionnalité de recherche documentaire augmentée par génération (RAG) est actuellement en cours de développement. Cette fonctionnalité pourra notamment permettre, à terme, d'exploiter les documents importés par l'utilisateur afin de fournir des fonctionnalités d'analyse et d'assistance.

Aucun traitement RAG n'est actuellement effectué sur les documents importés. La présente politique sera mise à jour avant la mise à disposition de ces fonctionnalités afin de préciser les traitements, les modèles et services utilisés, les destinataires et les durées de conservation.

Cette approche est cohérente avec le principe de transparence de la CNIL : l'information doit correspondre aux traitements réellement mis en œuvre et être actualisée lorsqu'une modification substantielle intervient.

10. Conservation des données

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

• Les données du compte et les informations associées au compte sont conservées pendant la durée d'utilisation du service, sous réserve des obligations légales éventuellement applicables.
• Les documents importés sont conservés afin de permettre leur utilisation par l'utilisateur dans le service.
• Lorsqu'un utilisateur demande la suppression de son compte, les données concernées sont supprimées conformément aux procédures de suppression du service, sous réserve des données devant être conservées pour satisfaire à une obligation légale ou permettre la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment : la CNIL rappelle qu'une durée de conservation doit être déterminée en fonction de la finalité du traitement.

11. Suppression du compte

L'utilisateur peut demander la suppression de son compte directement depuis son espace personnel lorsque cette fonctionnalité est disponible.

La suppression entraîne la suppression des données associées au compte conformément aux procédures de suppression du service.

Un délai technique de 24 heures peut être appliqué avant la suppression définitive et irréversible des données concernées. Ce délai technique ne constitue pas un délai de rétractation.

12. Droits des personnes

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, les personnes concernées disposent, selon les conditions et limites prévues par la réglementation :

• d'un droit d'accès ;
• d'un droit de rectification ;
• d'un droit à l'effacement ;
• d'un droit à la limitation du traitement ;
• d'un droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
• d'un droit d'opposition lorsque le traitement est fondé sur l'intérêt légitime ;
• du droit de retirer leur consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

13. Sécurité

NEXAPEX met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données traitées.

Le service utilise notamment des mécanismes d'authentification et de gestion de session destinés à protéger les comptes utilisateurs. Les données sont hébergées sur l'infrastructure AWS décrite dans la section relative à l'hébergement.

14. Cookies et traceurs

Prospect AI utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurisation du service. Ces cookies peuvent notamment être utilisés pour maintenir l'authentification de l'utilisateur et sécuriser sa session.

Aucun cookie publicitaire ou dispositif de suivi à des fins publicitaires n'est utilisé. Cette information s'applique sous réserve de l'absence d'autres traceurs effectivement présents sur le site ou introduits ultérieurement.

15. Déconnexion automatique

Pour des raisons de sécurité, une déconnexion automatique peut intervenir après 60 minutes d'inactivité continue.

16. Mise à jour de la politique

NEXAPEX peut faire évoluer la présente politique afin de tenir compte de l'évolution du service, de ses fonctionnalités, de ses traitements de données ou de la réglementation applicable.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. Toute évolution substantielle des traitements de données personnelles pourra donner lieu à une mise à jour de l'information fournie aux utilisateurs.